Der Einstellungsprozess neuer Mitarbeiter verläuft in jedem Unternehmen grundsätzlich ähnlich. Zunächst wird die neue Stelle ausgeschrieben. Dann warten die Mitarbeiter der HR auf eingehende Bewerbungen und sichten diese. Wenn der Kandidat geeignet erscheint, wird ein Jobinterview vereinbart. Das erste Gespräch kann telefonisch, online oder vor Ort stattfinden. Obwohl dies zunächst einfach klingt, gibt es jede Menge Tipps, um die Rekrutierungsprozesse möglichst reibungslos verlaufen zu lassen. Im Folgenden haben wir hier die wichtigsten Empfehlungen zusammengestellt.
1. Erstellen Sie ein Anforderungsprofil für die zu besetzende Stelle
Es empfiehlt sich in Stichpunkten zusammenzufassen, welche Ziele innerhalb der zu besetzenden Stelle erreicht werden sollten; wie die übergeordnete Aufgabe der Position definiert wird; welche Hard- und Softskills der neue Mitarbeiter mitzubringen hat.
Haben Sie einmal diese Punkte zusammengefasst, liegen alle Voraussetzungen bereit, um eine aussagekräftige Stellenausschreibung zu verfassen. Besonders sinnvoll ist dabei auch das Anlegen eines Bewerbungsformulars. Diese ermöglicht es Ihnen, gezielt die Eignung des Bewerbers abzufragen.
2. Umgang mit eingehenden Bewerbungen
Nach Eingang der Bewerbung gehört es zum Standard, dem Bewerber den Eingang seiner Unterlagen und die Bearbeitung dieser zu bestätigen. Nicht nur hinterlässt dies einen guten Eindruck und sorgt für eine gute Kommunikation – es kann unter Umständen auch verhindern, dass Sie den passenden Bewerber verpassen. Denn der Bewerber wartet höchstwahrscheinlich auch anderweitig auf eine Antwort.
3. Bewerberübersichten
Es stellt sich die Frage, wie und wo man die wichtigsten Daten zu den eingehenden Kandidaten ablegt, sodass diese griffbereit und übersichtlich sind. Es existiert zwar auch eigens dafür entwickelte Software, viele Unternehmen greifen jedoch auch einfach auf Excel-Tabellen zurück. Zum Zwecke des Rekrutierungsprozesses und auch im Sinne der übersichtlichen internen Kommunikation und Datenaustausch macht es auf jeden Fall Sinn, die wichtigsten Daten herauszuarbeiten und diese in einer Übersicht zu sammeln. Ein wichtiger Aspekt hierbei ist der Status der Bewerbung. Ob neu eingegangen, in der Vorauswahl, im Interview, Absage oder Angebot. Am besten legen Sie hierfür eine Spalte links am Anfang Ihrer Tabelle, falls Sie in Excel arbeiten. Eine bereits angelegte Übersicht erleichtert es auch enorm, diese an Kollegen weiterzuleiten, welche bei der Vorauswahl helfen können und etwa interessante Kandidaten markieren können. Anhand der Übersicht können Sie auch nach erfolgter Einstellung wichtige Statistiken aufbereiten, die Ihnen für die nächste Stellenausschreibung zunutze sein werden. Etwa die Anzahl der eingegangenen Bewerbungen, die Dauer des Rekrutierungsprozesses, die wichtigsten Absagegründe.
4. Die Prüfung der eingehenden Bewerbungen optimieren
Motivationsschreiben sind häufig wenig aussagekräftig und gehen selten konkret auf die jeweilige Stellenausschreibung ein. Wir empfehlen, das Motivationsschreiben außer Acht zu lassen und Ihren Fokus auf das Bewerberformular zu legen. Denn hier werden meist die Informationen abgefragt, die Ihnen tatsächlich verraten, ob es sich um einen passenden Kandidaten handelt.
Lassen Sie auch das Bewerbungsbild außer Acht. Womöglich werden Sie hier in die eine oder eine Richtung beeinflusst, während das äußere Erscheinungsbild meist recht wenig mit der tatsächlichen Eignung der Person zu tun hat.
5. Verwenden Sie eine Scorecard beziehungsweise Checkliste
Halten Sie eine kurze Übersicht mit den Eigenschaften parat, die der Bewerber auf jeden Fall vorweisen muss. Diese hilft Ihnen, die falschen Bewerber ohne Zögern zu eliminieren und passende Bewerbe in die engere Auswahl treten zu lassen, die Sie andernfalls eventuell aus subjektiven Gründen übersehen werden.
Eine solche Scorecard kann ebenfalls in der tabellarischen Bewerberübersicht integriert werden, sodass Sie abschließend die Daten aller passenden Kandidaten auf einem Blick sichten und vergleichen können.
6. Das Bewerbungsgespräch
Wenn Sie das erste Gespräch telefonisch durchführen, achten Sie bitte darauf, dass Sie einen im voraus gefertigten Fragebogen mit allen Kandidaten identisch durchgehen. Zu Beginn des Gesprächs gehört es zum Standard immer alle Anwesenden vorzustellen, wenn das Interview gleichzeitig in Anwesenheit mehrerer Kollegen durchgeführt wird. Dann ist es sinnvoll, die Ziele des Bewerbers abzufragen und was er im Unternehmen in einem Zeitraum von etwa 6 bis 24 Monaten erreichen möchte; die besonderen Stärken des Bewerbers abzufragen; den Tätigkeitsumfang seiner letzten Stelle; seine Gehaltsvorstellung.
No-Go Fragen sind hierbei persönliche Fragen.
Bei einem Interview vor Ort kann ein identischer Fragebogen verwendet werden und entsprechend mehr ins Detail gegangen werden. Erlaubt und sinnvoll sind hierbei alle erdenklichen Fragen zum beruflichen Lebenlaug, zu den besonderen Stärken des Bewerbers und seine Eignung für die ausgeschriebene Position.